Forfaitaire dagvergoedingen, iets voor u?

Doet u als bedrijfsleider regelmatig beroepsmatige verplaatsingen in het binnen- en/of buitenland? Dan kan u van uw vennootschap hiervoor een forfaitaire vergoeding ontvangen. In de mate dat de spelregels op fiscaal en sociaal vlak worden gerespecteerd maakt dit voor u geen belastbare bezoldiging uit.

Forfaitaire dagvergoedingen voor dienstreizen in het binnenland

Forfaitaire vergoeding voor maaltijden en dranken

Indien u als bedrijfsleider gedurende bepaalde dagen op ‘dienstreis’ bent, dan kunnen de gemaakte kosten van maaltijden en dranken (niet van de effectieve verplaatsingskosten) op forfaitaire basis worden terugbetaald.

Voor de hoogte deze forfaitaire vergoeding mag u zich baseren op de vergoedingen die worden toegekend aan de personeelsleden van de federale overheid. De voornaamste voorwaarden die op dit vlak gelden zijn de volgende:

• De maximale dagvergoeding bedraagt € 19.99 per dag (geïndexeerd bedrag geldig vanaf januari 2023)
• De verplaatsing van minimaal 6 uur
• Er kunnen maximaal 16 dagvergoedingen per maand worden toegekend
• Er geldt een beperking van maximaal 40 verplaatsingen naar één bepaalde plaats

Wanneer u ‘regelmatig’ binnenlandse dienstreizen moet maken, dan kan u zich een maandelijkse forfaitaire vergoeding toekennen. Deze wordt vastgesteld o.b.v. de gemaakte dienstreizen gedurende het voorgaande jaar maar mag maximaal € 319,84 per maand (€ 19.99 x 16 dagen) bedragen. Voor de toekenning van deze maandelijkse forfaitaire vergoeding geldt de voorwaarde niet dat de verplaatsingen minimaal 6 uur moeten duren.

De kostenvergoeding is voor de vennootschap aftrekbaar als beroepskost en privé niet belastbaar als de bovenstaande regels gerespecteerd worden.

Wanneer de vennootschap daarnaast ook maaltijdcheques toekent, dan moet de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheques wel in mindering gebracht worden van de forfaitaire onkostenvergoeding.

Belangrijk is wel dat de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) andere forfaits hanteert opdat de vergoedingen niet onderworpen zouden zijn aan sociale bijdragen. Op sociaal vlak geldt een forfaitaire ‘baanvergoeding’ van € 10 per dag en een maaltijdvergoeding van € 7 per dag.

Forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten

Voor binnenlandse beroepsverplaatsingen kan er, naast de forfaitaire vergoeding voor maaltijden en dranken, ook een forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten toegekend worden om de verblijfkosten te dekken van bedrijfsleiders die in België buiten hun woonplaats moeten logeren naar aanleiding van de uitoefening van hun functie.

Het maximale bedrag voor de forfaitaire vergoeding van deze overnachtingskosten bedraagt € 149.99 per nacht.

De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid aanvaardt daarentegen slechts een bedrag van € 35 per nacht. Dit wordt geacht de kosten van het avondmaal, de logies en het ontbijt te dekken.

Forfaitaire dagvergoedingen voor dienstreizen in het buitenland

Als u voor de uitoefening van uw beroepswerkzaamheid in het buitenland was en daar kleine uitgaven heeft gemaakt voor eten, drank, lokaal vervoer en andere kleine uitgaven, dan kan u ook hiervoor  een forfaitaire dagvergoeding toegekend krijgen door de vennootschap. Hotel-en reiskosten vallen hier niet onder. Daarvoor zijn bewijsstukken nodig en gelden geen forfaits.

De kosten worden terugbetaald door de vennootschap op basis van een vast bedrag per dag zonder dat u daarvoor facturen, bonnetjes, ticketjes, enz. moet voorleggen. Wel moet u voor de dagen waarvoor u deze vergoeding krijgt, kunnen verantwoorden bij wie u langs geweest bent, wanneer en voor hoelang.

Deze kosten zijn in hoofde van de vennootschap voor aftrekbaar als beroepskost en niet belastbaar in hoofde van u als verkrijger. Hierop zijn tevens geen sociale bijdragen verschuldigd.

Om te bepalen welke bedragen aanvaardbaar zijn, kan u een beroep doen op een landenlijst die van toepassing is voor ambtenaren van Buitenlandse Zaken. De volgende bedragen zijn van toepassing sinds 6 juli 2018 voor de ons omliggende landen.

In de tabel wordt een onderscheid gemaakt tussen personeel van het hoofdbestuur (categorie 1) en in het buitenland gestationeerd personeel (categorie 2). De eerste categorie mag gebruikt worden voor dienstreizen van minder dan 30 dagen. De tweede categorie mag gebruikt worden voor langere dienstreizen (meer dan 30 dagen, maar maximum 24 maanden).

Conclusie

Wanneer u als bedrijfsleider beroepsmatige verplaatsingen doet in het binnen- en/of buitenland, dan kan het interessant zijn om de gemaakte kosten door uw vennootschap op forfaitaire basis te laten terugbetalen. Zaak is wel om de fiscale en sociale spelregels dienaangaande te respecteren. Ook is het aangewezen om de toekenning van de vergoedingen goed te onderbouwen en dus voldoende bewijsstukken bij te houden.

Heeft u vragen over dit onderwerp of wenst u uw loonpolitiek fiscaal te optimaliseren? Neem dan vrijblijvend contact met ons op en onze experten helpen u graag verder.

Steve Bossuyt
Gecertificeerd belastingadviseur