De eindejaarsperiode komt opnieuw dichterbij, en dat is voor veel ondernemers het uitgelezen moment om klanten, zakenrelaties en medewerkers te bedanken met een passend geschenk. Maar met welke fiscale regels moet je rekening houden? We zetten de belangrijkste aandachtspunten op een rij, zodat je weloverwogen en fiscaal correct kan bepalen welke geschenken je dit jaar uitdeelt.
Relatiegeschenken
Inkomstenbelasting
Relatiegeschenken zijn in de regel slechts voor 50% als beroepskost aftrekbaar.
Wanneer de prijs van het geschenk meer bedraagt dan € 250, incl. BTW, moet je voor de ontvanger een fiscale fiche 281.50 opmaken. De ontvanger wordt hierop dan belast, aangezien de fiscus dit kwalificeert als een voordeel van alle aard. In dat geval wordt het geschenk wel 100% aftrekbaar als beroepskost. Uiteraard is deze aanpak in de praktijk minder gewenst voor de ontvanger van het geschenk.
BTW-aftrek
Om de BTW op het aangekochte geschenk te kunnen terugvorderen, moet je eerst en vooral BTW-plichtig zijn, met recht op aftrek van BTW. Daarnaast moet de waarde van het geschenk lager zijn dan € 50, excl. BTW.
Geestrijke dranken (meer dan 22°) en tabaksproducten zijn hoe dan ook uitgesloten van de BTW-aftrek, zelfs al bedraagt de prijs minder dan € 50, excl. BTW.
Belangrijk: per beroepsrelatie (klant, leverancier,…) komt slechts één geschenk per jaar in aanmerking voor BTW-aftrek. Indien meerdere geschenken aan dezelfde persoon worden gegeven, mag slechts voor één geschenk de BTW worden afgetrokken, zelfs wanneer de totale waarde samen lager is dan € 50, excl. BTW.
Een correcte administratie is dus essentieel: hou nauwkeurig bij aan wie je welk geschenk hebt gegeven. De fiscus kan immers ook aan de ontvanger navragen of het geschenk effectief werd toegekend.
Geschenken aan personeel
Geschenken aan personeelsleden worden beschouwd als sociale voordelen. Ze zijn aftrekbaar als beroepskost voor de werkgever en vrijgesteld bij de werknemer, op voorwaarde dat ze collectief aan alle personeelsleden worden toegekend, ter gelegenheid van een specifieke gebeurtenis. Typische gelegenheden zijn onder andere Nieuwjaar, Sinterklaas of Kerstmis.
Deze voordelen blijven in hoofde van de medewerker onbelast en vrij van sociale bijdragen, zolang ze niet meer bedragen dan € 40, incl. BTW per jaar, per medewerker en per kind van de werknemer dat jonger is dan 18 jaar.
Wanneer de waarde van een geschenk meer dan € 40 bedraagt, wordt de aftrek als beroepskost voor het volledige bedrag geweigerd, dus ook voor het gedeelte onder de grens van € 40. Bovendien zijn dan sociale bijdragen verschuldigd op het volledige bedrag van het geschenk.
Dit maximale bedrag mag over meerdere gelegenheden worden opgesplitst.
Daarnaast moet je rekening houden met de BTW-regels, die identiek zijn als bij relatiegeschenken: per begunstigde en per jaar kan je slechts op één geschenk de BTW aftrekken, en dit enkel wanneer de prijs van het geschenk lager is dan € 50, excl. BTW.
Reclameartikelen
Reclameartikelen zoals pennen, sleutelhangers en agenda’s, kunnen 100% aftrekbaar zijn als beroepskost en de BTW kan volledig worden gerecupereerd, maar enkel wanneer cumulatief aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- De artikelen bestemd moeten zijn voor ruime verspreiding en niet exclusief voor een beperkte groep klanten of zakenrelaties.
- Ze voor de ontvanger een geringe waarde moeten hebben.
- Ze een blijvende en duidelijk zichtbare vermelding van de schenkende onderneming moeten dragen (bijvoorbeeld een bedrijfsnaam of logo).
Verbruiksgoederen zoals champagne of chocolade voldoen niet aan het criterium van een blijvende en opvallende benaming en komen dus niet in aanmerking.
Het hoeft geen betoog dat de grens tussen reclameartikelen (100% aftrekbaar) en relatiegeschenken (met fiscale beperkingen) soms heel dun is…
Jonas Evens
Adviseur fiscale en familiale planning