De zorgvolmacht en jouw vennootschap: kan de bestuurder of aandeelhouder zich laten vertegenwoordigen door een lasthebber?

Steeds meer mensen gaan over tot de opmaak van een zorgvolmacht, om een goede regeling te hebben voor het geval zij handelingsonbekwaam zouden worden. Maar wat als je aandeelhouder of bestuurder van een vennootschap bent? Kan de door jou aangeduide lasthebber met de zorgvolmacht dan ook beslissingen nemen als aandeelhouder/bestuurder? Het antwoord op die vraag is niet zo evident.

De zorgvolmacht zit in de lift. De Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (FEDNOT) deelde recent mee dat in 2024 over heel België 122.734 zorgvolmachten werden afgesloten, tegenover 84.551 in 2022 en 100.451 in 2023. Het belang van een zorgvolmacht kan dan ook niet onderschat worden. Het stelt de door jou aangeduide lasthebber in staat om namens jou op te treden wanneer je dat zelf niet meer kan. Zo vermijd je dat de vrederechter een bewindvoerder moet aanstellen, zelfs voor de meest alledaagse zaken, zoals de aankoop van een wasmachine, … .

Maar ook als bestuurder en/of aandeelhouder van een vennootschap kan het aangewezen en nuttig zijn dat een door jou gekozen lasthebber jouw stemrecht kan uitoefenen in het bestuursorgaan of op de algemene vergadering. Maar is een dergelijke vertegenwoordiging via een zorgvolmacht wel mogelijk?

Wat is een zorgvolmacht?

Bij handelingsonbekwaamheid wordt vaak gedacht aan de ouderdomsziekte dementie. Dit verklaart ook de hogere gemiddelde leeftijd waarop iemand een zorgvolmacht afsluit (in 2024: 72 jaar). Maar ook andere ziektes of een ongeval kunnen ertoe leiden dat je (zelfs op jongere leeftijd) onbekwaam wordt. Je kan dan zelf geen rechtshandelingen meer stellen.

Vanaf dat ogenblik komen alle (gewone) volmachten te vervallen. Om te vermijden dat de vrederechter moet tussenkomen en een bewindvoerder aanduidt, kan je een zorgvolmacht laten opmaken. In deze zorgvolmacht duid je zelf een lasthebber (volmachthouder) aan die namens jou zal optreden wanneer je handelingsonbekwaam wordt. Veelal wordt geopteerd voor de partner of (één van) de kinderen.

Het in ontvangst nemen van een aangetekende zending, het indienen van je aangifte in de personenbelasting, het uitvoeren van betalingen, het beheren van je beleggingsportefeuille, het nodige doen met het oog op het onderhoud van je woning, het verkopen van een woning, het aanvaarden of verwerpen van een nalatenschap,… de voorbeelden waarin de zorgvolmacht zijn praktische nut bewijst zijn legio. Maar de zorgvolmacht kan ook aangewend worden voor persoonlijke aangelegenheden. Zo kan je aan de lasthebber bv. de bevoegdheid verlenen om, wanneer dit noodzakelijk is, op zoek te gaan naar een geschikte verzorgingsinstelling of kan je instructies geven om ervoor te zorgen dat je zo lang mogelijk in jouw vertrouwde thuisomgeving kan blijven wonen.

De zorgvolmacht kan zowel onderhands als notarieel worden opgemaakt. Voor bepaalde rechtshandelingen (zoals bv. handelingen m.b.t. onroerende goederen of het doen van een schenking) is evenwel een notariële zorgvolmacht vereist. Ook moet de zorgvolmacht geregistreerd worden in het Centraal Register van Lastgevingsovereenkomsten (CRL). Bij een notariële zorgvolmacht brengt de notaris deze registratie voor jou in orde. Veelal wordt dan ook gekozen voor een notariële zorgvolmacht. Bij een onderhandse zorgvolmacht dien je hiervoor zelf actie te ondernemen door de zorgvolmacht neer te leggen op de griffie van het vredegerecht van jouw verblijfplaats. De griffier zal vervolgens overgaan tot registratie.

Kan een lasthebber namens jou optreden als bestuurder?

Het bestuursmandaat in een vennootschap heeft een zgn. intuitu personae-karakter. Wanneer je als bestuurder wordt aangeduid in een vennootschap, gebeurt dit omwille van jouw persoonlijke competenties. In principe is het dus niet mogelijk om je als bestuurder (op algemene wijze) te laten vertegenwoordigen door een lasthebber.

Het is wel mogelijk om je door een medebestuurder te laten vertegenwoordigen indien dit uitdrukkelijk in de statuten is voorzien. Je kan aan deze medebestuurder echter slechts volmacht verlenen voor:

• Welbepaalde rechtshandelingen of een categorie van rechtshandelingen of;
• Een bepaalde vergadering.

Wanneer je onbekwaam wordt, kan de lasthebber (die medebestuurder dient te zijn) dus niet voor onbepaalde duur namens jou optreden als bestuurder.

Wat wel kan en aan te raden is, is dat je in de statuten van de vennootschap zelf voorziet in een statutaire opvolging voor het geval je jouw mandaat niet meer zou kunnen uitoefenen. De aangeduide opvolger zal dan evenwel niet optreden als jouw lasthebber, maar in eigen naam en als volwaardig lid van het bestuursorgaan.

Kan een lasthebber namens jou optreden als aandeelhouder?

We maken hierbij een onderscheid tussen de naamloze vennootschap (NV) en de besloten vennootschap (BV).

Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) bepaalt dat aandeelhouders van een NV bij volmacht kunnen stemmen, maar enkel voor zover deze machtiging wordt gegeven voor:

• Een of meer specifieke vergaderingen of;
• De vergaderingen die gedurende een bepaalde periode worden gehouden.

Het is met andere woorden niet mogelijk om jouw stemrecht op permanente wijze door een lasthebber te laten uitoefenen op de algemene vergadering van een NV.

In een advies van 23 augustus 2024 stelde het Adviescomité inzake Vennootschappen en Verenigingen (CASAVV) evenwel dat de zorgvolmacht geldt als een lex specialis ten opzichte van het WVV en dat deze lex specialis voorrang heeft op het vennootschapsrecht. Dit betekent volgens het CASAVV dat de in de zorgvolmacht aangeduide lasthebber het stemrecht van de aandeelhouder toch zonder beperking kan uitoefenen. Hou er evenwel rekening mee dat deze zienswijze betwist is.

In tegenstelling tot de NV, bestaat er voor de BV geen gelijkaardige wettelijke bepaling die beperkingen oplegt inzake de vertegenwoordiging van een aandeelhouder op de algemene vergadering. Dit betekent dat je als aandeelhouder van een BV jouw stemrecht via de zorgvolmacht zonder enige beperking kan delegeren aan een door jou gekozen lasthebber.

Conclusie

Word je onbekwaam, al dan niet tijdelijk, dan kan je middels een zorgvolmacht een lasthebber aanduiden die namens jou optreedt voor allerhande (rechts)handelingen en beslissingen. Het is evenwel opletten geblazen indien je jouw stemrecht als bestuurder of aandeelhouder van een vennootschap wenst te delegeren aan een lasthebber.

Je kan je als bestuurder slechts in een zeer beperkt aantal gevallen laten vertegenwoordigen en dan nog enkel door een medebestuurder. Indien je een oplossing wenst voor de lange termijn, duid je best een opvolger aan in de statuten van de vennootschap.

Als aandeelhouder van een BV kan je je zonder enige beperking op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een lasthebber die jouw stemrecht zal uitoefenen. Je kan dus in een zorgvolmacht perfect bepalen dat de door jou aangeduide lasthebber jou zal vertegenwoordigen in geval van onbekwaamheid.

In een NV liggen de kaarten anders. Het delegeren van jouw stemrecht als aandeelhouder is hier niet mogelijk, tenzij voor een of meer specifieke vergaderingen of voor de vergaderingen die gedurende een bepaalde periode worden gehouden. De zorgvolmacht biedt hier dan ook geen oplossing indien je onbekwaam zou worden.

Wil je meer weten over de zorgvolmacht en welke mogelijkheden deze voor jou kan bieden? Wens je als ondernemer een planning op maat? Neem contact met ons op voor persoonlijk advies en zekerheid voor later.

Inge Veldeman
Expert familiale planning